共有ドライブがファイル数の上限に達した場合の対応方法
共有ドライブは、チームやプロジェクト単位でファイルを共有することができる Google ドライブの機能の一つです。共有ドライブは、社内外でファイルを共有する上で非常に便利な機能ではありますが、運用を続けていくと、ある問題にぶち当たります。それは、共有ドライブ単位にかけられているアイテム（ファイル、もしくはフォルダ）数の上限です。共有ドライブの上限値は 400,000 となっており、アイテム数が上限に達すると、新しいファイルの追加や既存ファイルの編集ができなくなります(※1)。
※1 私が利用する共有ドライブでは420,0000ファイルを超過した現在もファイルの追加が可能になっています。つまり、Googleからリアルタイムで制限がかけられるようではないようです。
上限に達した共有ドライブの対処方法
① 不要なファイルの削除
ファイル数の上限に達した場合、まず不要なファイルや古いバージョンのファイルを削除することでスペースを確保しましょう。定期的にファイルを見直し、重要度の低いものや使用頻度の低いものを削除することが効果的です。
まずは不要なアイテムを右クリックし、ゴミ箱に移動します。移動が完了したら、共有ドライブ名をクリックし、「ゴミ箱を表示」を選択すると、対象の共有ドライブ上で削除されたアイテムが一覧表示されるので、ゴミ箱を空にしましょう。これにより、アイテム数を減らすことができます。
② 新しい共有ドライブの作成
ファイル数の上限に達しても削除や整理が難しい場合は、新しい共有ドライブを作成しましょう。新しい共有ドライブにファイルを移動させることで、既存の共有ドライブの負担を減らすことができます。ただし、共有ドライブの管理が難しくなる可能性があるため、この方法は最後の手段として考えましょう。
③ フォルダ整理とアーカイブ
フォルダの整理も重要です。ファイルを適切なフォルダに移動させ、不要なフォルダを削除することで、ファイル数を減らすことができます。また、アーカイブ機能を利用して、現在使用していないファイルを圧縮し、ファイル数を削減することもできます。
上限を回避するための予防策
① 定期的な整理と管理
共有ドライブのファイル数上限に達するのを防ぐためには、定期的な整理と管理が重要です。定期的にファイルとフォルダの見直しを行い、不要なものを削除しましょう。また、ファイルの重複やバージョン管理に注意して、無駄なファイル数の増加を防ぎます。
② ファイルの圧縮と効率的な保存方法
ファイル数を減らすために、ファイルを圧縮することも効果的です。特に大容量のファイルや複数の関連ファイルは、圧縮ファイル（ZIPファイル）にまとめて保存することで、ファイル数を削減できます。また、 Google ドキュメントや Google スプレッドシートなどのクラウドベースのファイル形式を利用することで、ファイル数を抑えつつ効率的にデータを管理できます。
共有ドライブマネージャーで制限値の超過を事前回避
共有ドライブマネージャーとは何か
共有ドライブマネージャーには、Google Workspace に存在する全ての共有ドライブを定期同期する機能があり、サービス利用者はこの機能を利用することで共有ドライブの利用状況をいつでもチェックすることが可能です。ファイル数も定期的に同期する仕様となっているため、共有ドライブのアイテム数の上限値を定期監視することができます。
共有ドライブマネージャーの事例はコチラをご参考ください。
共有ドライブ利用状況の可視化
共有ドライブマネージャーは、 Google Workspace で管理する全ての共有ドライブの状態を可視化します。フィルタリング機能を利用することで、使用料やアイテム数で共有ドライブをソートすることも可能です。
共有ドライブの利用状況をCSVでダウンロード
共有ドライブのアイテム数や利用料、社外メンバーの有無を確認したい場合は、共有ドライブの利用状況をCSVでダウンロードすることも可能です。このCSVを利用することで、共有ドライブの定期的な棚卸しを実施することができます。
まとめ
共有ドライブのファイル数上限に達した場合の対応方法として、不要なファイルの削除、フォルダ整理とアーカイブ、新しい共有ドライブの作成があります。上限を回避するための予防策として、定期的な整理と管理、ファイルの圧縮と効率的な保存方法を実践しましょう。これらの対策を取り入れることで、共有ドライブを効率的に運用し、チーム内でのファイル共有をスムーズに行えるようになります。
また、共有ドライブマネージャーというサードパーティのサービスを利用することで、共有ドライブの利用状況を可視化することができます。定期的に共有ドライブを棚卸ししたい場合は、本ツールの導入を検討してみてください。
