Google Workspace Studio × Gemini Notebookで何ができる？業務自動化アイデア10選
Google Workspaceの業務自動化ツール「Google Workspace Studio」と、AIを活用した情報整理・分析ツール「Gemini Notebook」を組み合わせることで、これまで人が行っていた「情報を集めて、Notebookに追加する」という作業まで自動化できるようになりました。
特に注目したいのが、Google Workspace StudioからGemini Notebookへソースを追加できる機能です。Googleドライブ上のファイルやWebページなどを、フローの中からNotebookのソースとして追加できます。
これにより、Gemini Notebookは「必要なときに人が資料を登録して使うツール」から、「日々の業務で発生する情報が自動的に蓄積されていくナレッジ基盤」としても活用できるようになります。
この記事では、Google Workspace StudioとGemini Notebookを組み合わせると何ができるのか、具体的な業務自動化アイデアを10個紹介します。
Workspace StudioとGemini Notebookを連携すると何が変わる？
Google Workspace Studioは、GmailやGoogleドライブ、Googleスプレッドシートなど、Google Workspace上のサービスを組み合わせて業務フローを構築できる自動化ツールです。たとえば「メールを受信したら内容をGeminiで分類する」「Googleドライブにファイルが追加されたら情報を抽出する」といった処理を、複数のステップとして組み合わせられます。
一方、Gemini Notebookは、登録した資料をソースとしてAIに質問したり、内容を要約したり、複数資料を横断して情報を整理したりできるサービスです。
この2つを連携すると、
- トリガーが発動する
- Workspace Studioが検知する
- 必要な情報を処理する
- Gemini Notebookへソースとして追加する
という流れを自動化できます。
これまではNotebookを活用するために「どの資料を入れるか」を人が判断し、手作業で追加する必要がありました。Workspace Studioを入口にすることで、この情報収集部分を日常業務のフローとして組み込めるのが大きなポイントです。では、具体的にどのような業務で使えるのでしょうか。
※ Google Workspace Studioの詳細については、コチラの記事をご参考ください。
①毎日のAIニュースをNotebookに自動蓄積
最初に紹介したいのが、最新ニュースを継続的に蓄積する使い方です。たとえば毎朝、AIに関する最新ニュースを収集してGoogleドキュメントにまとめ、そのドキュメントをGemini Notebookへソースとして追加します。
毎日実行すれば、Notebookには日々のAIニュースが蓄積されていきます。Notebookを開いて「今週発表された重要な生成AIニュースをまとめて」「Google関連のニュースだけ整理して」と質問すれば、蓄積された情報を横断して確認できます。毎朝複数のニュースサイトを巡回する必要がなくなるため、情報収集をルーティン化したい人と相性の良い活用方法です。
②会議の議事録をプロジェクトNotebookへ自動追加
Google Meetで作成された議事録を、プロジェクト専用のGemini Notebookへ自動追加する方法も考えられます。会議が増えてくると、「あの話はどの会議で決まったんだっけ？」という状況が発生しがちです。
議事録を継続的に同じNotebookへ集約しておけば、「○○機能のリリース日はいつ決まった？」「この仕様変更について最初に議論されたのはいつ？」といった質問ができるようになります。Notebookがプロジェクトの「記憶」のような役割を果たしてくれるわけです。
③営業商談の記録をNotebookへ集約
営業活動にも活用できます。商談後に作成された議事録や営業担当者の報告資料をWorkspace Studioで検知し、営業用Notebookへ追加します。
商談情報が蓄積されれば、「最近よく聞かれる課題は？」「競合として名前が挙がっているサービスは？」「失注案件に共通する特徴は？」など、複数商談を横断した分析が可能になります。単なる商談記録の保管ではなく、営業組織全体の知見として再利用できる点がポイントです。
④顧客からの問い合わせをFAQ Notebookに蓄積
カスタマーサポートでは、Gmailに届いた問い合わせをナレッジ化できます。たとえば問い合わせメールをWorkspace Studioで取得し、Geminiを使って問い合わせ内容や回答を整理。その内容をGoogleドキュメントなどにまとめてNotebookへ追加します。
「最近増えている問い合わせは？」「ログイン関連ではどんな質問が多い？」と質問すれば、問い合わせ傾向の分析にも活用できます。実際の問い合わせを継続的に蓄積することで、FAQやヘルプ記事を作成する際の材料としても使えるでしょう。
⑤社内規程・マニュアルの更新をNotebookに反映
社内規程や業務マニュアルをNotebookで管理している場合、問題になるのが情報の更新です。Googleドライブ上のマニュアルが更新された際、そのファイルをNotebookのソースとして追加するフローを用意しておけば、最新資料をNotebookへ取り込む作業を自動化できます。人事規程、経費精算マニュアル、情報セキュリティルールなど、頻繁に参照される社内資料との相性が良いユースケースです。
⑥競合企業の最新情報を自動収集
マーケティング担当者であれば、競合調査にも利用できます。競合企業のニュースやプレスリリースなどの情報を定期的に収集し、Notebookへ追加していきます。情報が十分に蓄積されたところで、「直近3カ月で競合A社が発表した新機能を整理して」「各社の生成AI戦略を比較して」と質問すれば、日々集めた情報を調査資料として活用できます。定期的な競合調査を「毎回ゼロから検索する仕事」から「蓄積された情報を分析する仕事」へ変えられます。
⑦日報をNotebookに集めて組織の動きを把握
毎日提出される日報をNotebookへ蓄積する方法もあります。GoogleフォームやGoogleスプレッドシートなどに登録された日報をWorkspace Studioで処理し、一定期間ごとにGoogleドキュメントへまとめてNotebookへ追加します。
Notebookに質問すれば、「今週チームで発生している課題は？」「複数のメンバーが困っていることはある？」といった組織横断の分析ができます。管理職が大量の日報を1件ずつ読む負担を減らす用途としても活用できます。
⑧採用面接の記録をNotebookに集約
採用活動では、候補者との面接記録をNotebookに蓄積する使い方があります。面接後に作成された議事録や評価コメントをまとめ、採用案件ごとのNotebookへ追加します。一次面接、二次面接、最終面接と情報が分散していても、Notebook上で「各面接官が共通して評価しているポイントは？」「懸念点として挙げられている内容を整理して」と確認できます。ただし、採用情報には個人情報が含まれるため、アクセス権限や社内の情報管理ルールを踏まえて利用する必要があります。
⑨プロジェクト資料を自動的にナレッジ化
プロジェクトでは、企画書、要件定義書、議事録、調査資料など、多くのファイルが作成されます。これらをWorkspace StudioからNotebookへ継続的に追加すれば、プロジェクト専用のナレッジベースを構築できます。
途中からプロジェクトに参加したメンバーも、「このプロジェクトの目的は？」「これまでに決まった重要事項をまとめて」とNotebookに聞くことで、キャッチアップしやすくなります。資料が増えるほどNotebookの価値も高まっていく使い方です。
⑩自分専用の「会社情報Notebook」を作る
最後は、さまざまな業務情報を集めた自分専用Notebookです。社内のお知らせ、会議資料、業界ニュース、重要なメール、プロジェクト資料など、自分が後から参照したい情報をWorkspace Studio経由で1つのNotebookへ集約します。
すると、「今週、自分が把握しておくべき重要事項は？」「最近追加された資料から重要な変更点を教えて」といった使い方ができます。Notebookを単なる資料置き場ではなく、自分専用の業務ナレッジベースとして育てていくイメージです。
Workspace Studio × Gemini Notebookのポイントは「自動で育つNotebook」
Google Workspace StudioとGemini Notebookの組み合わせで重要なのは、単に2つのGoogleサービスが連携したことではありません。最大のポイントは、Notebookに情報を蓄積する工程そのものを自動化できることです。これまでGemini Notebookを便利に使うには、人間が資料を探してソースとして追加する必要がありました。しかしWorkspace Studioを組み合わせれば、日々の業務で発生する情報をフローによって継続的に取り込めます。
つまり、「人が育てるNotebook」から「業務をしているだけで育っていくNotebook」へ。これがWorkspace StudioとGemini Notebookを組み合わせる最大の魅力ではないでしょうか。特に、議事録、ニュース、問い合わせ、日報、プロジェクト資料など、継続的に情報が増えていく業務との相性は抜群です。まずは「毎日・毎週、人がNotebookへ追加している資料はないか？」を探してみてください。その作業こそ、Workspace Studioで自動化できる最初の候補になるかもしれません。
